課別ルール設定
市民課と税務課など、課ごとに呼び出し順や受付枠を設定。総合窓口から適切な担当へ振り分けます。
自治体窓口・公共施設向け
市民の待ち時間を短縮し、窓口業務を効率化
市役所の市民課、税務課、保険年金課をまたぐ受付を、ひとつの流れとして見直します。番号札の発券から案内表示、職員配置まで、現場に合わせて整えます。
市民の貴重な時間を、窓口で無駄にさせない。
一元管理
課をまたぐ受付状況を把握
現場起点
既存設備を確認して設計
窓口の流れを、見える状態へ
受付の集中と呼び出しの遅れを、日々の運用から整えます。
自治体向け専用機能
番号札運用を、課ごとの事情に合わせる
住民の手続きは同じではありません。受付条件と案内方法を分け、職員が迷わず対応できる画面にします。
優先受付モード
高齢者や障がいのある方への配慮を、現場の基準に沿って運用。案内の抜けを減らします。
窓口予約との同期
オンライン予約の来庁予定と当日の受付状況を照合し、時間帯ごとの混雑を把握します。
交付機との連携
証明書自動交付機の利用状況も確認し、職員窓口へ集中する手続きを分散させます。
案内表示
大型サイネージに呼出番号と窓口を表示。聞き取りに頼る案内を減らします。
職員画面
受付数、対応中の件数、滞留状況を画面で確認。応援を出す判断が早くなります。
既存設備の活用
発券機や表示機の状態を確認し、更新範囲を必要な部分に絞ります。
繁忙期・イベント対応
季節の混雑に、先回りする運用計画
住民待ち時間は、時期によって大きく変わります。年間の手続き量を見ながら、窓口の増設と案内方法を事前に決めます。
ピーク前の準備が効きます。
2〜3月
確定申告・税務相談
税務課の臨時カウンターを想定し、相談内容ごとの受付枠と呼出ルールを設計します。
3〜4月
転入・転出手続き
住民課の受付を集約し、手続きの進み具合に応じて担当窓口へ案内します。
通年
証明書発行
発券機と有人窓口の利用状況を分けて把握し、混雑する時間帯を見つけます。
緊急時
災害時の臨時窓口
臨時窓口キットと簡易運用手順を用意し、場所が変わっても受付を始められるよう支援します。
導入自治体の声
現場で変わったこと
導入前に窓口の動線と職員の判断基準を確認し、運用に無理が出ない範囲から整えます。
「繁忙期でも窓口が混乱せず、住民からの問い合わせが目に見えて減りました。呼び出し状況を職員同士で共有できるため、応援に入る判断も早くなりました。」
三枝子 河西 市役所市民課長
「職員が案内に集中できるようになり、相談対応の質が上がりました。税務課の受付枠を時期に合わせて変えられるので、毎年の混雑にも準備して臨めます。」
Yoshikazu Kuroki 区役所税務課係長
よくある質問
公共施設での導入について
設備、個人情報、共同利用の確認事項を先に整理します。
既存の発券機を活かせますか？
はい。現在の発券機、呼出表示機、ネットワーク構成を確認し、活用できる設備と更新が必要な設備を切り分けます。全交換を前提にせず、窓口の課題に合わせて段階的に整備できます。
個人情報保護の対策は？
番号表示に個人名や手続き内容を出さない設定、権限ごとの画面管理、運用端末の接続範囲を確認します。自治体の情報セキュリティ方針に沿って、必要な確認項目を整理します。
他自治体との共同利用は可能ですか？
運用主体、窓口の種類、データの管理範囲を確認したうえで検討できます。複数施設で同じ基準を使う場合も、施設ごとの受付ルールを分けて設計します。
市役所・公共施設の窓口改善
窓口改善の第一歩を一緒に踏み出しましょう
現状のヒアリングから始められます。受付件数、混雑する時間帯、現在の番号札運用をお聞かせください。
課題が整理されていなくても大丈夫です。
K.S.R. システム合同会社が、自治体窓口の現場に合わせてご案内します。